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Como mandar um e-mail formal solicitando algo: exemplos

Como mandar um e-mail formal solicitando algo: exemplos

Enviar um e-mail importante sempre dá um frio na barriga. Ao invés de ler e reler o e-mail após enviado, procurando erros, leia este guia e veja como mandar um e-mail formal.

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O quão dependente do e-mail é nosso trabalho hoje em dia? Poucas são as profissões em que e-mails diários não ditam a rotina laboral.

Esse é apenas um dos motivos pelo qual é essencial aprender como enviar um e-mail formal solicitando algo. Não importa se é para um colega, um cliente, um professor, uma agência do governo, ou qualquer outra situação formal, o artigo abaixo te ensinará todos os detalhes de como escrever um e-mail formal com exemplos.

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Quer aprender como enviar um currículo por e-mail? Ou gostaria de dicas sobre como redigir uma carta de apresentação? Veja nossos artigos:

Como escrever um e-mail formal

Siga o passo a passo abaixo para garantir que você enviará o melhor e-mail formal possível.

1. Envie o e-mail de um endereço profissional

O primeiro passo é determinar de qual endereço de e-mail você mandará a mensagem.

É capaz que você tenha mais de um endereço eletrônico, e para enviar um e-mail formal, utilize um endereço formal. O ideal é que o endereço seja uma variação do seu nome. Nada de “AlbErto_MetalliCa@hotmail.com”.

Se você tem um e-mail da empresa onde trabalha, não o use para enviar mensagens pessoais, e não use seu e-mail particular para assuntos da companhia.

2. Ajuste o nível de formalidade

Identifique o nível de formalidade necessário para o e-mail.

O quão formal você deve ser no e-mail varia entre um colega no trabalho que você já conhece, o recrutador de um banco, um cliente, um juiz, um professor, e assim por diante. Na comunicação com outras áreas da empresa, é sempre bom adequar o comportamento organizacional. É preciso ter bom senso ao pensar em como escrever um e-mail formal.

3. Coloque os destinatários certos

Ao enviar um e-mail formal, é preciso decidir quem deve estar incluído no e-mail.

Envie o e-mail somente para quem o e-mail é relevante, seja porque você espera uma ação da pessoa ou porque ela precisa saber que este e-mail foi enviado.

O ideal é conhecer seus destinatários para saber se eles se importam em estar copiados em e-mails que não precisam tomar ações. Se você não os conhece, uma boa prática é colocar nos destinatários do e-mail somente quem precisa tomar uma ação ao ler a mensagem, e colocar em cópia quem deve apenas saber que o e-mail foi enviado.

4. Escreva um assunto claro

O assunto do e-mail é importantíssimo. Muita gente julga se deve ou não abrir um e-mail baseando-se no assunto.

No assunto, deixe claro do que se trata o e-mail e a importância da mensagem. Tente comunicar:

  • A urgência;
  • A importância;
  • O tema;
  • Se há uma ação para ser tomada ou se é apenas informativo.

5. Formate os anexos corretamente

Ao anexar um arquivo no seu e-mail, preste atenção nos seguintes pontos:

  • Nome do arquivo: o nome do documento deve deixar claro o que a pessoa encontrará ao abri-lo;
  • Corpo do e-mail: comente na mensagem sobre o anexo, e explique o motivo pelo qual o está enviando. Deixe claro, também, o que espera que o destinatário faça com aquele arquivo.
  • Tamanho: enviar arquivos grandes por e-mail pode ser complicado. O Gmail, por exemplo, permite anexos de até 25 MB. É possível também que seu provedor de internet tenha um limite de transferência menor. Neste caso, tente compactar o arquivo, com WinZip e WinRAR, ou transferir por nuvem.
  • Formato: tente utilizar um formato de arquivo que será facilmente aberto em qualquer tipo de computadores ou celulares. Ao enviar um curriculum vitae, por exemplo, salve o currículo em PDF para que ele não desformate ao ser aberto e para garantir que ele não será editado sem querer.
  • Segurança: se estiver enviando dados confidenciais, sejam seus ou de outras pessoas/empresas, é importantíssimo se preocupar com isso. “Zipe” o arquivo, coloque uma senha e envie encriptado. Não envie a senha no corpo do mesmo e-mail, e de preferência dê a senha por telefone.

Coletamos informações de mais de um milhão de currículos analisados pela nossa equipe para ajudar nossos leitores ainda mais no preparo de currículos. Veja abaixo as tendências de currículos do nosso gerador.

Informações valiosas de currículos reais

  • 35,5% dos currículos criados no nosso gerador têm entre 100 e 300 palavras, 45,2% têm menos de 100 palavras e 19,2% têm mais de 300 palavras.
  • 36% dos nossos usuários possuem menos de um ano de experiência profissional e apenas 10% trabalham há um ou dois anos.
  • Em média, os currículos listam 4 habilidades e 2 experiências profissionais.
  • Nossos usuários levam em média 13,52 minutos para criar um currículo utilizando nosso gerador.

6. Faça uma saudação adequada

Ao contrário das mensagens que você troca com amigos, os e-mails formais necessitam de uma saudação apropriada.

Evite começar com “oi” ou “olá”, a não ser que conheça o destinatário e saiba que ele estará confortável com essa saudação.

Comece o e-mail com “Caro [nome]”, “Prezado [nome]”, “Senhor [nome]” ou “Senhora [nome]”. 

Sempre tente encontrar o nome de quem vai ler seu e-mail, pois isso torna a mensagem mais pessoal e garante que a pessoa lerá com atenção. Áreas do nosso cérebro se ativam ao ouvir nosso nome, e algo parecido acontece quando o lemos.

Se não for possível encontrar o nome de quem lerá o e-mail, use outras saudações formais como: “Ao diretor de recursos humanos da [nome da empresa]”, ou em último caso “A quem possa interessar”.

7. Apresente-se na introdução

Se você está enviando um e-mail formal e não conhece a pessoa que vai ler, é necessário se apresentar, para que a pessoa entenda quem você é e por que está enviando o e-mail. Pode ser algo simples como:

Meu nome é Maria da Silva e sou a encarregada do projeto de pesquisa de marketing.

Ainda assim, mantenha a segurança dos seus dados. Não inclua dados confidenciais no e-mail, sempre assuma que alguém que você não espera pode ler a mensagem.

8. Escreva a mensagem e o corpo do e-mail

Ao escrever o corpo do e-mail, tenha em mente os pontos a seguir:

  • Use o preheader sabiamente. Ele é aquele pequeno trecho do e-mail que você consegue ler antes mesmo de abri-lo, da sua caixa de entrada, normalmente abaixo do assunto. É o melhor lugar pra se colocar uma “call to action”, ou seja, dizer o que o leitor deve fazer. Se o e-mail for urgente, use o preheader para convencer que é importante abri-lo. Para ter certeza de como o preheader aparecerá, você pode enviar o e-mail para si mesmo antes de enviar aos outros.
  • Mande um e-mail bem estruturado. O texto do e-mail deve seguir um raciocínio lógico, com começo, meio e fim.
  • Utilize a mensagem para comunicar exatamente o que precisa ser comunicado, nada menos e nada mais que isso. Deixe claro o que é esperado do recipiente e o prazo.
  • Evite gírias e jargões técnicos ao escrever um e-mail formal. Se você tem certeza que a pessoa que lerá entenderá aqueles jargões, não tem problema usá-los, mas como regra, evite-os.
  • A mensagem deve ser o mais curta possível. Explique o máximo possível em menos linhas.
  • Não use abreviações nem gírias de internet.
  • Seja educado.
  • Não estilize. Use letra preta e uma fonte séria. Normalmente, a fonte padrão do e-mail já é profissional o suficiente. Não escreva tudo em caps lock, itálico ou negrito.
  • Objetividade e clareza devem ser seu foco ao enviar um e-mail formal.
  • Não use reticências. Muita gente é viciada em terminar frases com reticências, mas os três pontinhos não têm lugar em um e-mail formal.
  • Não use emojis nem emoticons.
  • Use bem parágrafos. Ninguém gosta de ler um bloco de texto.
  • Prefira listar itens em bullet points do que listá-los em um parágrafo. Isso torna qualquer texto mais simples de ler e mais “mapeável”, mas é especialmente verdadeiro para um e-mail, já que ele tem mais chances de ser aberto em um celular do que em um computador.

Ao fazer um currículo com o gerador de currículos da Zety, você só precisa arrastar e soltar os elementos que desejar (habilidades, experiências...). Existe até um corretor ortográfico para deixar seu currículo perfeito.

Ao terminar, o gerador de currículos da Zety avaliará o seu currículo e te dirá o que você precisa corrigir para fazer um currículo ainda melhor.

9. Faça um encerramento simples

No parágrafo de encerramento do e-mail, inclua suas expectativas em relação a prazos e um agradecimento. Para um e-mail formal, a melhor despedida é sempre:

Atenciosamente,

Sua assinatura

Você também pode criar uma assinatura automática no seu provedor de e-mails. Assim você economizará tempo, em vez de ter que assinar todos os seus e-mails. Alternativamente, basta escrever seu nome ou título do cargo manualmente abaixo do “Atenciosamente,”.

Para passar um toque extra de profissionalismo, você pode salvar uma assinatura feita à mão e digitalizada para aparecer abaixo do seu nome.

10. Revise o que escreveu

Muita gente tem a mania de, assim que envia um e-mail, ir para a seção de enviados e ler a mensagem algumas vezes, procurando erros.

Em vez disso, é sempre uma boa ideia revisar seu e-mail formal lendo e relendo antes de enviar. Três problemas comuns em e-mails que você deve revisar especialmente são:

  • Quem está em cópia;
  • Ortografia;
  • Se o anexo está lá.

Como iniciar um e-mail formal

Inicie seu e-mail com uma saudação adequada para a situação. Se você está enviando um e-mail formal e não conhece o destinatário, opte por "Prezado(a)" ou "Caro(a)". Coloque o nome da pessoa para quem você está dirigindo o e-mail, e considere usar o sobrenome para um grau maior de formalidade.

Como finalizar um e-mail

Veja exemplos de encerramento para o seu e-mail:

1. Atenciosamente;

2. Cordialmente;

3. Respeitosamente;

4. Com os melhores cumprimentos;

5. Obrigado(a);

6. Agradeço pela atenção;

7. Aguardo sua resposta;

8. Estou à disposição para mais esclarecimentos.

Em seguida, coloque a sua assinatura, se você não tiver uma automática já configurada.

Como mandar um e-mail formal solicitando algo

Ao mandar um e-mail formal solicitando algo, deixe claro no assunto e no corpo do e-mail o que você espera que seja feito, a urgência e os prazos. Mencione apenas o necessário no e-mail, nada a menos e nada a mais. Seja educado e profissional, use “por favor” e “obrigado”.

O que poderia ser melhor que uma carta de apresentação que combina perfeitamente com seu currículo? Você pode criar sua carta de apresentação online aqui, usando o mesmo modelo do seu currículo. Os seus documentos podem ter esta aparência:

Veja mais modelos de cartas de apresentação e comece a escrever a sua.

Resumo — Como mandar um e-mail formal

Para enviar um e-mail formal, siga os passos abaixo:

  1. Destinatários — inclua apenas quem deve ler a mensagem;
  2. Assunto — deixe claro sobre o que se trata o e-mail;
  3. Anexos — tome cuidado com arquivos confidenciais;
  4. Saudação — comece o e-mail com “Prezado…”;
  5. Introdução — apresente-se caso não conheça o leitor;
  6. Mensagem — deixe claro qual a ação que deve ser tomada;
  7. Encerramento — termine o e-mail com “Atenciosamente…”;
  8. Assinatura — inclua seu nome e seu cargo.

Obrigado por ler. Espero que o artigo sobre como escrever um e-mail formal tenha te ajudado. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, use a caixa abaixo para deixar seu comentário!

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Fontes

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Bruno Bertachini
Bruno é um especialista em carreira da Zety e membro da Associação Profissional de Redatores de Currículos e Coaches de Carreira (PARWCC). Desde 2019, escreveu mais de 150 artigos para a Zety, comprometido em oferecer conselhos ocupacionais que agreguem valor a profissionais em todas as etapas de suas jornadas.
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