Como mandar um e-mail formal solicitando algo: exemplos

O quão dependente do e-mail é nosso trabalho hoje em dia? Poucas são as profissões em que e-mails diários não ditam a rotina laboral.

Esse é apenas um dos motivos pelo qual é essencial aprender como enviar um e-mail formal solicitando algo.

Não importa se é para um colega, um cliente, um professor, uma agência do governo, ou qualquer outra situação formal, o artigo abaixo te ensinará todos os detalhes de como enviar e-mails de maneira profissional.

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Quer aprender como enviar um currículo por e-mail? Veja nosso artigo:

• Como fazer um e-mail para enviar um currículo
• Como mandar um currículo por Gmail (no celular ou computador)

Como mandar um e-mail formal

Siga o passo a passo abaixo para garantir que enviará o melhor e-mail formal possível.

O endereço de e-mail

O primeiro passo é determinar de qual endereço de e-mail você mandará a mensagem.

É capaz que você tenha mais de um endereço eletrônico, e para enviar um e-mail formal, utilize um endereço formal. O ideal é que o endereço seja uma variação do seu nome. Nada de “AlbErto_MetalliCa@hotmail.com”.

Se você tem um e-mail da empresa onde trabalha, não o use para enviar mensagens pessoais, e não use seu e-mail particular para assuntos da companhia.

Nível de formalidade

Identifique o nível de formalidade necessário para o e-mail.

O quão formal você deve ser no e-mail varia entre um colega no trabalho que você já conhece, o recrutador de um banco, um cliente, um juiz, um professor, e assim por diante. É preciso ter bom senso.

Destinatários

Ao enviar um e-mail formal, é preciso decidir quem deve estar incluído no e-mail.

Envie o e-mail somente para aqueles para quem o e-mail é relevante, seja porque você espera uma ação da pessoa ou porque ela precisa saber que este e-mail foi enviado.

O ideal é conhecer seus destinatários para saber se eles se importam em estar copiados em e-mails que não precisa tomar ações. Se você não os conhece, uma boa prática é colocar nos destinatários do e-mail somente quem precisa tomar uma ação ao ler a mensagem, e colocar em cópia quem deve apenas saber que o e-mail foi enviado.

Assunto

O assunto do e-mail é importantíssimo. Muita gente julga se deve ou não abrir um e-mail baseando-se no assunto.

No assunto, deixe claro do que se trata o e-mail e a importância da mensagem. Tente comunicar:

• A urgência;
• A importância;
• O tema;
• Se há uma ação para ser tomada ou se é apenas informativo.

Anexos

Ao anexar um arquivo no seu e-mail, preste atenção nos seguintes pontos:

• Nome do arquivo: o nome do documento deve deixar claro o que a pessoa encontrará ao abri-lo;
• Corpo do e-mail: comente na mensagem sobre o anexo, e explique o motivo pelo qual o está enviando. Deixe claro, também, o que espera que o destinatário faça com aquele arquivo.
• Tamanho: enviar arquivos grandes por e-mail pode ser complicado. O Gmail, por exemplo, permite anexos de até 25 MB. Você pode checar o tamanho limite dos anexos no seu provedor de e-mail neste artigo, ou buscando na internet. É possível também que seu provedor de internet tenha um limite de transferência menor. Neste caso, tente usar uma alternativa, como enviar a informação em e-mails diferente, transferir pela nuvem, ou usar uma ferramenta para compactar o arquivo, como WinZip e WinRAR.
• Formato: tente utilizar um formato de arquivo que será facilmente aberto em qualquer tipo de computadores ou celulares. Ao enviar um curriculum vitae, por exemplo, salve o currículo em PDF para que ele não desformate ao ser aberto e para garantir que ele não será editado sem querer.
• Segurança: se estiver enviando dados confidenciais, sejam seus ou de outras pessoas/empresas, é importantíssimo se preocupar com isso. “Zipe” o arquivo, coloque uma senha e envie encriptado. Não envie a senha no corpo do mesmo e-mail, e de preferência dê a senha por telefone.

Saudação

Ao contrário das mensagens que você troca com amigos, os e-mails formais necessitam de uma saudação apropriada.

Evite começar com “oi” ou “olá”, a não ser que conheça o destinatário e saiba que ele estará confortável com essa saudação.

Comece o e-mail com “Caro [nome]”, “Prezado [nome]”, “Senhor [nome]” ou “Senhora [nome]”. 

Sempre tente encontrar o nome de quem vai ler seu e-mail, pois isso torna a mensagem mais pessoal e garante que a pessoa lerá com atenção. Áreas do nosso cérebro se ativam ao ouvir nosso nome, e algo parecido acontece quando o lemos.

Se não for possível encontrar o nome de quem lerá o e-mail, use outras saudações formais como: “Ao diretor de recursos humanos da [nome da empresa]”, ou em último caso “A quem possa interessar”.

Introdução

Se você está enviando um e-mail formal e não conhece a pessoa que vai ler, é necessário se apresentar, para que a pessoa entenda quem você é e por que está enviando o e-mail. Pode ser algo simples como:

Segurança

Não inclua dados confidenciais no e-mail, sempre assuma que alguém que você não espera pode ler a mensagem.

Mensagem e corpo do e-mail

Ao escrever o corpo do e-mail, tenha em mente os pontos a seguir:

• Use o preheader sabiamente. Ele é aquele pequeno trecho do e-mail que você consegue ler antes mesmo de abri-lo, da sua caixa de entrada, normalmente abaixo do assunto. É o melhor lugar pra se colocar uma “call to action”, ou seja, dizer o que o leitor deve fazer. Se o e-mail for urgente, use o preheader para convencer que é importante abri-lo. Para ter certeza de como o preheader aparecerá, você pode enviar o e-mail para si mesmo antes de enviar aos outros.
• Mande um e-mail bem estruturado. O texto do e-mail deve seguir um raciocínio lógico, com começo, meio e fim.
• Utilize a mensagem para comunicar exatamente o que precisa ser comunicado, nada menos e nada mais que isso. Deixe claro o que é esperado do recipiente e o prazo.
• Evite gírias e jargões técnicos ao escrever um e-mail formal. Se você tem certeza que a pessoa que lerá entenderá aqueles jargões, não tem problema usá-los, mas como regra, evite-os.
• A mensagem deve ser o mais curta possível. Explique o máximo possível em menos linhas.
• Não use abreviações nem gírias de internet.
• Seja educado.
• Não estilize. Use letra preta e uma fonte séria. Normalmente, a fonte padrão do e-mail já é profissional o suficiente. Não escreva tudo em caps lock, itálico ou negrito.
• Objetividade e clareza devem ser seu foco ao enviar um e-mail formal.
• Não use reticências. Muita gente é viciada em terminar frases com reticências, mas os três pontinhos não têm lugar em um e-mail formal.
• Não use emojis nem emoticons.
• Use bem parágrafos. Ninguém gosta de ler um bloco de texto.
• Prefira listar itens em bullet points do que listá-los em um parágrafo. Isso torna qualquer texto mais simples de ler e mais “mapeável”, mas é especialmente verdadeiro para um e-mail, já que ele tem mais chances de ser aberto em um celular do que em um computador.

Ao fazer um currículo com o gerador de currículos da Zety, você só precisa arrastar e soltar os elementos que desejar (habilidades, experiências...). Existe até um corretor ortográfico para deixar seu currículo perfeito.

Crie seu currículo

Ao terminar, o gerador de currículos da Zety avaliará o seu currículo e te dirá o que você precisa corrigir para fazer um currículo ainda melhor.

Encerramento

No parágrafo de encerramento do e-mail, inclua suas expectativas em relação a prazos e um agradecimento. Para um e-mail formal, a melhor despedida é sempre:

Assinatura

Na maior parte dos provedores de e-mail, é possível incluir uma assinatura automática. Assim você economizará tempo, ao invés de ter que assinar todos os seus e-mails.

Se você não tiver assinatura registrada no seu provedor de e-mails, simplesmente escreva seu nome ou título do cargo e nome manualmente abaixo do “Atenciosamente,”.

Para passar um toque extra de profissionalismo, você pode salvar uma assinatura feita à mão e digitalizada para aparecer abaixo do seu nome.

Revisão

Muita gente tem a mania de, assim que envia um e-mail, ir para a seção de enviados e ler a mensagem algumas vezes, procurando erros.

Ao invés disso, é sempre uma boa ideia revisar seu e-mail formal lendo e relendo antes de enviar. Três problemas comuns em e-mails que você deve revisar especialmente são:

• Quem está em cópia;
• Ortografia;
• Se o anexo está lá.

Como mandar um e-mail formal solicitando algo

Ao mandar um e-mail formal solicitando algo, deixe claro no assunto e no corpo do e-mail o que você espera que seja feito, a urgência e os prazos. Mencione apenas o necessário no e-mail, nada a menos e nada a mais. Seja educado e profissional, use “por favor” e “obrigado”.

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Resumo — Como mandar um e-mail formal

Para enviar um e-mail formal, siga os passos abaixo:

• Destinatários — inclua apenas quem deve ler a mensagem;
• Assunto — deixe claro sobre o que se trata o e-mail;
• Anexos — tome cuidado com arquivos confidenciais;
• Saudação — comece o e-mail com “Prezado…”;
• Introdução — apresente-se caso não conheça o leitor;
• Mensagem — deixe claro qual a ação que deve ser tomada;
• Encerramento — termine o e-mail com “Atenciosamente…”;
• Assinatura — inclua seu nome e seu cargo.

Obrigado por ler. Espero que o artigo tenha te ajudado. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, use a caixa abaixo para deixar seu comentário!