Modelo de plano de ação pronto: exemplos simples
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Quais dessas duas pessoas você acredita que terá mais sucesso em sua empreitada?
- Alguém que toma algumas decisões pensando em onde quer chegar, mas sem nenhum tipo de metodologia específica;
- Alguém que planejou seu caminho com o objetivo de alcançar metas específicas e está constantemente monitorando seu progresso com uma metodologia bem definida.
Imagino que você escolheu a “2”, certo? E com qual dessas duas pessoas você se parece mais?
Ao elaborar um plano de ação, você terá cada passo que precisa seguir em um só local. Isso te dará uma direção clara para seguir, além de facilitar o acompanhamento do progresso e identificação de problemas.
Veja abaixo como elaborar um plano de ação, seja escolar, empresarial ou pessoal, além de ver um plano de ação pronto.
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O que é um plano de ação?
Um plano de ação é um documento para planejar as ações necessárias e as tarefas que devem ser feitas, tendo em vista um objetivo. É um planejamento metodológico no qual são definidas as metas da empresa ou pessoa, as etapas necessárias, os responsáveis por cada detalhe e o monitoramento do projeto.
Em suma, um plano de ação é um checklist de tarefas que devem ser realizadas para atingir um objetivo.
Para que serve o plano de ação?
O plano de ação ajuda na tomada de decisões, já que todas as etapas para chegar a um objetivo estarão bem definidas antes de começar o processo.
O planejamento estratégico de uma empresa e seus planos de ação andam lado a lado. É possível fazer um plano de ação para aplicar qualquer processo relativo ao planejamento estratégico, e é recomendado utilizar a estratégia da empresa ao criar seus planos de ação.
No Brasil, 61% das empresas não seguem um planejamento estratégico, o que faz com que seguir um plano de ação para cada processo lhe colocará a frente de muita gente, especialmente se eles forem baseados em dados concretos e alinhados com seus objetivos estratégicos.
A Universidade de Caxias do Sul fez um estudo sobre planejamento estratégico e seu impacto em uma empresa. No final do artigo você pode ver um exemplo de plano de ação, nesse caso para a implementação de um planejamento estratégico.
Como fazer um plano de ação
Você pode fazer um plano de ação em documento do Microsoft Excel, Google Planilhas ou em qualquer outra ferramenta similar. É possível também fazer o planejamento em um papel ou uma lousa, caso você prefira trabalhar em um ambiente não-virtual.
Para fazer o plano de ação, siga os passos abaixo:
1. Defina sua meta
Quer aplicar um novo processo na sua empresa? Ser promovido no trabalho? Finalizar seu projeto da faculdade? Escrever um livro?
Se você quer começar um plano de ação, é porque tem algo que precisa ou deseja realizar. É importante que você tenha claro qual é o objetivo do seu plano de ação antes de começar a planejá-lo.
Os americanos usam a sigla SMART para garantir que a meta faça sentido:
Specific — Bem definida e clara.
Measurable — Inclui indicadores que medem o progresso.
Attainable — Realista, considerando tempo e recursos.
Relevant — Alinhado com seus outros objetivos em geral.
Timely — Tem uma data de finalização bem definida.
2. Planeje os passos
Após estabelecer seu objetivo, liste os passos que devem ser tomados para chegar lá. Tente quebrar o máximo possível.
Por exemplo, se o seu objetivo é escrever um livro, não liste apenas cada capítulo que precisa escrever. Inclua tarefas como a pesquisa necessária para escrever cada capítulo, a revisão e reescrita de cada um, a negociação com a editora, o marketing.
Crie uma visualização do projeto inteiro, seja em Excel ou em uma lousa no escritório.
No planejamento, para cada tarefa, inclua ao menos:
- Data de início do processo;
- Data de finalização;
- Quem é o responsável.
Ou seja, a versão mais simples possível dessa etapa ficaria assim:
Apesar disso, quando mais detalhado for o planejamento, mais fácil e organizada será a execução. Por isso, inclua o máximo de parâmetros possíveis. Por exemplo:
- Quem supervisionará cada etapa;
- Métricas para avaliar o sucesso de cada etapa;
- Nível de urgência de cada etapa;
- O custo de cada etapa;
- Quais etapas futuras são impactadas por elas e não poderão ser iniciadas caso essa etapa atrase. Isso te ajudará a encontrar e resolver problemas durante o passo do monitoramento.
Dica valiosa: marque algumas etapas como milestones. São etapas importantes que simbolizam que o projeto entrou em uma nova fase. Por exemplo: “Finalizar pesquisa e começar desenvolvimento”. Celebrar milestones motivará você e seus colaboradores e dará uma visão mais clara do andamento do processo.
Deixe uma sobra de alguns dias caso algo dê errado. Faça uma versão otimista e uma versão pessimista do projeto. É importante ter certeza que você terá recursos suficientes para se manter caso o projeto não funcione.
Defina também quais serão as métricas utilizadas para avaliar o sucesso do projeto como um todo e dos colaboradores durante a etapa de monitoramento.
3. Execute seu plano de ação
Explique o plano para todos os envolvidos, e garanta que eles entenderam suas funções e têm uma cópia do plano de ação. Se puder, deixe uma cópia em um local visível para todos.
Depois de garantir que todos entenderam seu papel no plano de ação, siga cada etapa conforme planejado e atualize o plano de ação se for necessário em algum momento.
4. Monitore e dê feedback
Este passo acontece simultaneamente à execução.
É importante acompanhar e supervisionar cada etapa definida no seu plano de ação e garantir que todos os colaboradores estejam cumprindo seu papel nas datas estipuladas.
Tente encontrar possíveis problemas antes que eles aconteçam, mas caso seja impossível, tente resolvê-los o mais rápido possível para evitar que eles impactem os próximos passos.
Dê feedback, de preferência envolvendo números, para todos os colaboradores, especialmente comentários positivos.
Documente problemas e outras informações que poderão ser úteis ao planejar um plano de ação no futuro.
O monitoramento pode ser delegado ou dividido entre um grupo de pessoas.
5. Encerre e avalie
Após finalizar o processo, avalie o resultado, comparando com as estimativas iniciais. Não deixe de aprender com seus erros e sucessos.
Novamente, dê feedbacks para os envolvidos e mostre-os os resultados do projeto. É importante que eles percebam que foram uma parte essencial do plano.
Abaixo você verá um exemplo de plano de ação pronto, mas antes, veja outro método famoso: o plano de ação 5W2H.
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Plano de ação 5W2H
O método de plano de ação 5W2H é uma ferramenta para tornar o planejamento de uma ação simples e fácil. Ele não é tão complexo quanto o método que vimos acima, mas pode ser usado em diversas situações ao planejar uma ação, seja pessoal ou profissional.
O nome é uma brincadeira em inglês que não se traduz tão bem.
O modelo de plano de ação 5W2H consiste em definir os cinco “W”s e os dois “H”s de cada projeto, cujo nível de detalhes depende de suas necessidades:
What (o quê): o que será feito?
Why (por quê): qual o motivo dessa ação?
When (quando): quando isso deve acontecer?
Where (onde): aonde acontecerá?
Who (quem): quem é o responsável?
How (como): como será feito o processo?
How much (quanto custa): qual o orçamento e o custo do projeto?
Veja um exemplo de plano de ação 5W2H pronto:
What: Contratar um estagiário de marketing.
Why: A equipe precisa de um novo integrante.
When: Começar a procurar imediatamente, contratar na primeira semana de abril.
Where: Primeiras etapas do processo seletivo online, entrevistas no escritório da Faria Lima.
Who: Abigail Oliveira, diretora de recrutamento, cuidará de todo o processo e definirá envolvidos.
How (como): Iniciaremos a busca no LinkedIn. O processo de recrutamento será padrão.
How much (quanto custa): o custo será de 80 horas de trabalho de Abigail e um analista de RH.
Quer ver um modelo de plano de ação pronto? Continue lendo!
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Modelo de plano de ação pronto
O exemplo abaixo é de um plano de ação pronto.
Nesta situação hipotética, uma equipe deve coletar informações sobre o ano anterior para que executivos tomem decisões para o ano seguinte baseando-se em dados concretos.
Pelas datas é possível ver quais etapas impactam as etapas seguintes e quais podem ser feitas simultaneamente. Os milestones não são abundantes nem escassos demais.
Espero que este artigo tenha te ajudado a montar um plano de ação. Abaixo você verá uma seção para comentários, na qual você pode fazer perguntas e sugestões. Vamos conversar!
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